Thủ tục hoàn công nhà xưởng công nghiệp

Sau khi hoàn thành thi công, dự án nhà xưởng còn cần thực hiện các công việc nghiệm thu và hoàn thiện hồ sơ theo quy định trước khi đưa công trình vào sử dụng. Vậy thủ tục hoàn công nhà xưởng gồm những hồ sơ gì, thực hiện như thế nào và cần lưu ý gì? Cùng SONGLAMCONS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nội Dung

1. Hoàn công nhà xưởng là gì?

Hoàn công nhà xưởng là quá trình hoàn thiện hồ sơ và các thủ tục pháp lý sau khi công trình đã thi công xong, nhằm ghi nhận hiện trạng thực tế của nhà xưởng và làm cơ sở cho việc quản lý, đưa công trình vào sử dụng.

Đối với nhà xưởng công nghiệp, quá trình này thường liên quan đến việc đối chiếu công trình thực tế với hồ sơ thiết kế, giấy phép xây dựng (nếu có), lập bản vẽ hoàn công, hoàn thiện hồ sơ quản lý chất lượng và thực hiện nghiệm thu công trình theo quy định.

Tùy tính chất và quy mô dự án, chủ đầu tư có thể phải hoàn thiện thêm các hồ sơ, thủ tục liên quan đến PCCC, môi trường, hệ thống cơ điện (MEP) và các yêu cầu quản lý riêng của khu công nghiệp.

Ngoài hồ sơ xây dựng, chủ đầu tư cần kiểm tra thêm các yêu cầu của Ban quản lý KCN và cơ quan chuyên ngành có liên quan để đảm bảo công trình đáp ứng đầy đủ điều kiện trước khi đưa vào sử dụng.

**Xem thêm: Hồ sơ, quy trình xin cấp phép xây dựng nhà xưởng

Khi nào cần thực hiện làm thủ tục hoàn công nhà xưởng?

Việc hoàn thiện hồ sơ hoàn công được thực hiện sau khi các hạng mục xây dựng đã hoàn thành và trước khi công trình được đưa vào sử dụng.

Đối với trường hợp cải tạo, sửa chữa, mở rộng hoặc thay đổi công năng nhà xưởng, nếu những thay đổi này thuộc trường hợp phải điều chỉnh giấy phép hoặc hồ sơ xây dựng, chủ đầu tư cần xử lý phần pháp lý liên quan và cập nhật hồ sơ công trình theo hiện trạng thực tế.

2. Các quy định pháp lý cần biết khi hoàn công nhà xưởng

Để quá trình hoàn công nhà xưởng diễn ra thuận lợi và hợp pháp, doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ chặt chẽ các văn bản pháp luật sau đây:

Luật Xây dựng 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xây dựng về quản lý hoạt động xây dựng.
Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Thông tư 32/2026/TT-BXD quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định 207/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Các quy định pháp luật hiện hành về phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, đất đai và các quy định chuyên ngành khác có liên quan đến dự án.

Nhà xưởng thuộc trong KCN có thể cần đáp ứng thêm các yêu cầu riêng của ban quản lý hoặc cơ quan chuyên ngành liên quan trước khi hoàn tất thủ tục hoàn công.

3. Thủ tục hoàn công nhà xưởng cần những hồ sơ gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 26 và Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, để tiến hành thủ tục hoàn công nhà xưởng, chủ đầu tư có trách nhiệm lập và chuẩn bị bộ hồ sơ gồm 3 nhóm tài liệu chính dưới đây:

Nhóm 1: Giấy tờ pháp lý ban đầu ( Bản sao y công chứng)

Các giấy tờ làm cơ sở xác định tính pháp lý của dự án và công trình, gồm:

Giấy phép xây dựng (trừ trường hợp được miễn giấy phép xây dựng)
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ/ sổ hồng)
Hợp đồng thuê đất (dự án trong KCN)
Mẫu hợp đồng thê đất
Quyết định đầu tư, hồ sơ chấp thuận đầu tư
Giấy đăng ký kinh doanh

Nhóm 2: Hồ sơ khảo sát và thiết kế xây dựng

Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình
Hồ sơ thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công đã được phê duyệt
Văn bản nghiệm thu kết quả khảo sát và thiết kế
Hồ sơ thẩm tra, thẩm định thiết kế và quyết định phê duyệt thiết kế
Các tài liệu liên quan khác trong giai đoạn khảo sát và thiết kế công trình (nếu có)

Nhóm 3: Hồ sơ nghiệm thu và quản lý chất lượng công trình

Bản vẽ hoàn công công trình kèm danh mục bản vẽ
Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu từng giai đoạn và nghiệm thu hoàn thành công trình
Văn bản xác nhận hoặc nghiệm thu từ các cơ quan chức năng như PCCC, môi trường,…
Hồ sơ xử lý sự cố hoặc các tồn tại cần khắc phục sau nghiệm thu (nếu có)
Các tài liệu liên quan khác phát sinh trong quá trình thi công và nghiệm thu công trình

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ hoàn công song song với quá trình thi công để dễ kiểm soát và cập nhật tài liệu thực tế. Tuy nhiên, hồ sơ chỉ được nghiệm thu và hoàn thiện sau khi công trình đã thi công hoàn tất.

Thực tế, hồ sơ hoàn công gồm nhiều tài liệu pháp lý, hồ sơ kỹ thuật và biên bản nghiệm thu công trình. Ngoài các giấy tờ bắt buộc, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị thêm một số tài liệu liên quan để hỗ trợ quá trình hoàn công diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Là nhà thầu xây dựng công nghiệp, bên cạnh thi công xây dựng, SONGLAMCONS còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và hoàn thiện một số hồ sơ xây dựng liên quan như bản vẽ thiết kế, bản vẽ hoàn công và các tài liệu phục vụ quá trình nghiệm thu công trình.

4. Quy trình thực hiện thủ tục hoàn công

Quy trình hoàn công nhà xưởng sẽ gồm có các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn công

Chủ đầu tư tiến hành rà soát và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, hồ sơ quản lý chất lượng, bản vẽ hoàn công và các biên bản nghiệm thu (như đã liệt kê ở phần trên).

Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn công

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, chủ đầu tư sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Đối với các công trình nhà xưởng, nhà máy hoặc công trình trong khu công nghiệp (KCN), hồ sơ thường được nộp tại Ban quản lý đầu tư xây dựng hoặc cơ quan quản lý liên quan theo quy định của từng địa phương.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ hoàn công

Trường hợp đủ hồ sơ: Cơ quan sẽ ghi biên nhận và hẹn thời gian trả kết quả.

Trường hợp còn sai sót, chưa đủ: Chủ đầu tư sẽ được yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa theo quy định.

Bước 4 Lấy kết quả, thanh toán lệ phí

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và chấp thuận, chủ đầu tư sẽ tiến hành thanh toán các khoản lệ phí, thuế hoặc chi phí liên quan theo quy định. Khi hoàn tất, cơ quan chức năng sẽ trả kết quả hoàn công để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ pháp lý và đưa nhà xưởng vào hoạt động.

Chi phí hoàn công nhà xưởng

Chi phí hoàn công nhà xưởng sẽ phụ thuộc vào quy mô công trình, hồ sơ thực tế và các yêu cầu pháp lý liên quan. Thông thường gồm:

Lệ phí trước bạ: Khoản phí bắt buộc khi thực hiện thủ tục hoàn công công trình.
Thuế xây dựng: Bao gồm VAT và các khoản thuế liên quan đến hoạt động xây dựng theo quy định.
Chi phí lập hồ sơ hoàn công: Gồm chi phí bản vẽ hoàn công, đo đạc hiện trạng và bổ sung hồ sơ kỹ thuật.
Các chi phí phát sinh khác: Phụ thuộc vào quy mô công trình, tình trạng hồ sơ và yêu cầu của cơ quan chức năng.

Thời gian hoàn công nhà xưởng mất khoảng bao lâu?

Thời gian thường kéo dài khoảng từ 30 – 45 ngày, tùy theo mức độ đầy đủ của hồ sơ, quy mô công trình và thời gian xử lý của cơ quan chức năng.

Trong đó:

Đo đạc và kiểm tra hiện trạng công trình: Khoảng 7 ngày làm việc
Kiểm tra và xử lý hồ sơ hoàn công: Khoảng 3 – 4 tuần, tùy theo địa phương và mức độ đầy đủ của hồ sơ.
Xác định nghĩa vụ tài chính: Khoảng 7 – 10 ngày làm việc để cơ quan chức năng thông báo các khoản phí và thuế liên quan.

Lưu ý: Thời gian hoàn công thực tế có thể thay đổi tùy theo tiến độ xử lý hồ sơ, mức độ đầy đủ của tài liệu và quy định tại từng địa phương hoặc KCN.

5. Lỗi khiến thủ tục hoàn công nhà xưởng gặp khó khăn

Nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng bị kéo dài thời gian hoàn công do hồ sơ phát sinh nhiều sai sót hoặc công trình không đáp ứng đầy đủ pháp lý theo quy định. Một số lỗi phổ biến như:

Xây dựng sai giấy phép: Tự ý thay đổi hiện trạng, cơi nới hoặc mở rộng công trình so với giấy phép xây dựng đã được phê duyệt.
Thiếu các hóa đơn, chứng từ liên quan: Chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài chính, hóa đơn xây dựng và các chứng từ phục vụ kê khai nghĩa vụ tài chính công trình.
Hồ sơ hoàn công chưa đầy đủ: Thiếu bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ kỹ thuật liên quan.
Chưa hoàn tất nghiệm thu PCCC: Công trình chưa hoàn tất nghiệm thu hệ thống PCCC theo quy định trước khi đưa vào sử dụng.

Trong trường hợp nhà xưởng có sai khác lớn so với hồ sơ được duyệt, thiếu hồ sơ nghiệm thu hoặc còn vướng mắc về pháp lý đất đai, PCCC, chủ đầu tư nên xử lý các vấn đề này trước khi hoàn thiện hồ sơ để tránh phát sinh thời gian và chi phí.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thủ tục hoàn công nhà xưởng cũng như các hồ sơ và quy trình cần chuẩn bị theo quy định hiện hành. Việc thực hiện hoàn công đầy đủ và đúng quy trình không chỉ giúp công trình đủ điều kiện vận hành mà còn hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng về sau.

>> Liên hệ nhận hỗ trợ hồ sơ và các thủ tục xây dựng liên quan